अब प्रधानमन्त्री कार्यालयले गर्नेछ सरकारी फाइलको ट्रयाकिङ

२९ भदौ, काठमाडौं । सरकारले सरकारी फाइलहरुमा ‘ट्रयाकिङ सिस्टम’ जोड्ने तयारी गरेको छ ।

सरकारी अधिकारीहरुले विभिन्न बहानामा फाइल अड्काउने प्रवृत्ति देखिएको भन्दै प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषदको कार्यालयले फाइल मुभमेन्ट ट्र्याकिङ सिस्टम’ नामक प्रणाली कार्यान्वयनमा ल्याउने तयारी गरेको हो ।

यसअघिका सरकारहरुले पनि यो प्रणाली बनाउनका लागि पटक–पटक काम अघि बढाएका थिए । तर, फाइल ट्रयाक गर्ने गरी पूर्ण प्रणाली बनेको थिएन ।

विगतमा तयार भएका प्रणालीमा नै विभिन्न सुधार गरेर अहिले प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद कार्यालयले फाइल ट्रयाक गर्ने प्रणाली कार्यान्वयनमा ल्याउने तयारी गरेको हो । यो प्रणाली लागु भएपछि सरकारी निकायहरुमा एउटा टेबलबाट अर्को टेबलमा फाइल सर्न समेत घण्टौंदेखि महिनौंसम्म लाग्ने विकृति अन्त्य हुने विश्वास सरकारको छ ।

शनिबार प्रधानमन्त्री केपी शर्मा ओलीले सार्वजनिक रुपमै फाइल ट्रयाक गर्ने प्रणाली कार्यान्वयनका लागि तयार भइसकेको बताएका थिए ।फाइल रोकेर एक ठाउँमा राखिरहने कुरा अब सह्य नहुने भन्दै उनले फाइल कुन ठाउँमा गएर अड्कियो भन्ने कुरा प्रधानमन्त्री कार्यालयले थाहा पाउने गरी प्रणाली बनाउन लागेको बताएका थिए ।

‘फाइल रोकेर एक ठाउँमा बस्ने तरिका, यस्ता कुराहरु अब हुने छैनन्, फाइल फटाफट सर्छ । अहिले हामीले एउटा सिस्टम विकास गरेका छौं, कि एक ठाउँबाट सुरु भएको फाइल कहाँ पुगेर बसेको भन्ने प्रधानमन्त्री कार्यालयले थाहा पाउँछ’, प्रधानमन्त्री ओलीले शनिबार एमाले पार्टी कार्यालयमा आयोजित कार्यक्रममा भने ।

फाइल ट्रयाकिङ सिस्टम अपडेट गरेको भन्दै उनले त्यसमा क्यूआर कोड प्रविधि प्रयोग हुन लागेको जानकारी दिए । ‘त्यो क्यूआर कोर्डमार्फत ट्रयाकिङ प्रधानमन्त्री कार्यालयले गर्नसक्छ । कहाँनेर छ भनेर ट्रयाकिङ गर्छ’, उनले भने, ‘त्यहाँबाट किन अल्झियो, किन घर्रामा यति समय बस्यो भनेर भरसक फाइलहरु टेबल माथिबाट घर्रामुनि छिर्न नपाउन् । घर्रामा फाइलहरुको बास नहोस् ।’

अहिले सिंहदरबारभित्र विभिन्न मन्त्रालय र निकायले राय र सहमति माग्दै पेश गरेको फाइल पनि महिनौं अल्झिने गरेको छ । विशेषगरी कानुन, अर्थ, प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषदको कार्यालय र महान्यायाधिवक्ताको कार्यालयमा पनि राय वा सहमति लिन लामो समय लाग्ने गरेको छ ।

गत माघ २०८० मा मन्त्रिपरिषदको बैठकले सरकारका एक मन्त्रालयबाट अर्को मन्त्रालय/निकायमा कुनै विषयमा राय, परामर्श वा सहमति माग गरिएकोमा पत्र प्राप्त भएको मितिले १० दिनभित्र राय, परामर्श वा सहमति उपलब्ध गराउने निर्णय गरेको थियो ।

राय, परामर्श वा सहमति उपलब्ध गराउने सम्बन्धमा प्रचलित कानुनमा अवधि तोकिएकोमा सोही बमोजिम र अवधि नतोकिएकोमा १५ दिनभित्र राय, परामर्श वा सहमति दिएको सरह मानी आवश्यक कारबाही अगाडि बढाउन सकिने निर्णयमा उल्लेख थियो ।

पछिल्लो समयमा मन्त्री, सचिव र कर्मचारीहरुले विवादमा पर्न सक्ने डरमा समयमै निर्णय नै गर्न छाडेको गुनासो बढ्दै गएको छ । यही कारण प्रधानमन्त्री कार्यालयले निर्णय गर्ने अधिकारीलाई जिम्मेवार बनाउने गरी फाइल मुभमेन्ट ट्रयाकिङ सिस्टम तयार गरेको हो ।

कसरी हुन्छ ट्रयाकिङ ?

प्रधानमन्त्री कार्यालयले यो प्रणाली र त्यसको लागि कर्मचारीले प्रयोग गर्नुपर्ने आन्तरिक ‘एप’ तयार गरिसकेको छ ।

स्रोतका अनुसार अब सरकारी निकायमा उत्पत्ति र दर्ता भएका फाइलभित्रका कागजातको प्रतिलाई ‘फाइल मुभमेन्ट ट्रयाकिङ सिस्टम’ मा अपलोड गर्नुपर्नेछ ।

यसपछि सिस्टमबाटै एउटा क्यूआर कोड जेनेरेट गरेर प्रणालीमा अपडेट गरिने छ । सो क्यूआर कोड फाइलको अग्रभागमा स्टिकरका रुपमा टाँसिने छ ।

प्रत्येक फाइल चरणबद्ध रुपमा एउटा ठाउँबाट प्रक्रियासंगत रुपमा अर्को ठाउँमा पुग्दा त्यसको अपडेट गर्नुपर्ने प्रणाली बनाइँदैछ । त्यसका लागि जिम्मेवार अधिकारीहरुले ‘फाइल मुभमेन्ट ट्रयाकिङ सिस्टम’को मोबाइल एप प्रयोग गर्नेछन् ।

अब सरकारी अधिकारीले फाइल आउनासाथ एपबाट फाइलको अग्रभागमा रहेको क्यूआर कोड स्क्यान गर्नुपर्नेछ । स्क्यान गर्नासाथ स्वतः प्रणालीमा सम्बन्धित फाइलको मुभमेन्टको अपडेट रेकर्ड हुनेछ ।

एउटा मन्त्रालय, निकाय, विभाग, महाशाखा, शाखा वा एकाइबाट अर्कोमा फाइल पुग्नासाथै प्रणालीमा सो क्युआर कोडसहित फाइल आफ्नोमा आइपुगेको जानकारी प्रणालीमा अपडेट गर्नुपर्नेछ ।

यसरी अधिकारप्राप्त निकाय र व्यक्तिले चाहँदा क्यूआर स्क्यान गर्नासाथ फाइल कसको पुगेर बसेको छ भन्ने पत्ता लगाउन सक्नेछन् ।
कसैगरी कुनै शाखामा लामो सयमसम्म फाइल अड्किएमा क्युआरकोड स्क्यान गरेर कुन ठाउँमा कसले, कति समयदेखि फाइल अड्काएको हो भन्ने थाहा पाउनेछ ।

‘कुन शाखा/महाशाखामा कतिवटा फाइल अड्किएको छ, कसले छिटो फाइल फरवार्ड गरिरहेको छ, कसले लामो सययसम्म गरिरहेको छैन सबै यो प्रणालीबाट ट्रयाक हुन्छ’, प्रधानमन्त्री कार्यालयका एक प्राविधिक अधिकारीले भने, ‘फाइल ट्रयाक गर्दा कहाँ पुग्यो फाइल खोज्दै हिँडनु पनि परेन, कसैले नियतवश फाइल अड्काएमा त्यसको जानकारी पाउन पनि सहज हुने भयो ।’

स्रोतका अनुसार पहिलो चरणमा प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद कार्यालयबाट यसको कार्यान्वयन थालिनेछ । प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषदको कार्यालयमा अहिले फाइल ट्रयाकिङ सिस्टम परीक्षणको अन्तिम तयारी भइरहेको छ ।

त्यहाँको अभ्यास र सिकाइलाई आधार बनाएर क्रमशः सिंदरबारभित्रका मन्त्रालय र निकाय हुँदै सबै सरकारी कार्यालयमा यस्तो प्रणाली लागु गर्ने योजना सरकारको छ ।